Par: Yogi Schulz

Les systèmes de gestion de base de données aident l’entreprise en expansion à gérer des volumes de données croissants afin d’améliorer le service à la clientèle, de contrôler les coûts et d’accélérer le développement de produits ou l’élaboration de services.

Nous avons tous déjà assisté à une réunion à laquelle se pointent divers cadres armés de feuilles de calcul qu’ils ont eux-mêmes préparées et qui décrivent supposément toutes la même situation. Le problème est que chacune de ces feuilles de calcul présente des chiffres différents. Cette situation est non seulement frustrante, mais constitue dans bien des cas un signe avant-coureur d’un problème de gestion des données dans l’entreprise.

La disparité des chiffres est un problème grandissant au sein des entreprises d’aujourd’hui. Une question anodine en apparence comme « Combien d’employés comptons-nous? » illustre bien ce fait. Sous quel angle y répondriez-vous? Le compte doit-il inclure les employés à temps plein et à temps partiel? Les stagiaires d’été? Qu’en est-il des employés en congé d’invalidité? Doit-on tenir compte des nouveaux employés en période d’essai? Que faire des employés horaires ou contractuels? Avec autant de permutations, serait-il possible qu’une erreur de formule se glisse dans la feuille de calcul?

Plusieurs réponses à cette question sont valables. Pas étonnant, donc, que les chiffres diffèrent d’une feuille de calcul à l’autre.

En résumé :

  • À mesure que les entreprises prennent de l’expansion, le volume de données qu’elles accumulent croît de façon exponentielle. La gestion de ce déluge de données se complique de plus en plus, au moment même où une gestion plus poussée des données est requise pour assurer la réussite de l’entreprise.
  • À mesure qu’une entreprise prend de l’expansion, des outils plus évolués lui sont nécessaires pour gérer les données. Les outils qui répondent bien aux besoins des entreprises en démarrage croulent sous le poids des demandes dont font l’objet les entreprises de plus grande taille.
  • système de gestion de base de données (SGBD) constitue un outil puissant pour stocker, sécuriser et protéger les données, et les mettre rapidement à la disposition des personnes qui en ont besoin.
  • SGBD permet à une entreprise de retirer davantage de valeur des données qu’elle recueille pour améliorer le processus de prise de décision.

Un système de gestion de base de données (SGBD) peut se révéler fort utile dans un scénario de recensement des employés ainsi que dans nombre de situations encore plus complexes liées à la gestion des coûts, des commandes ou des stocks, et ce, en présentant simultanément les mêmes données à tous les intervenants dans l’entreprise. De plus, grâce à un SGBD, plus besoin de tout mettre sens dessus dessous pour trouver la bonne version de la feuille de calcul voulue dans une unité de réseau vaste et désorganisée.

Le problème de la gestion de données

La plupart des entreprises utilisent abondamment les logiciels Microsoft Excel et Microsoft Access pour gérer leurs données. Ces outils puissants et efficaces sont en effet fort utiles. Toutefois, les entreprises en expansion se butent souvent à des difficultés liées à l’accès aux données et à leur partage, des opérations que ces outils n’ont pas été pensés pour traiter.

En effet, Excel et Access ont été conçus pour un accès mono utilisateur à des documents entiers. Ainsi, dès qu’un deuxième employé tente d’accéder à un même document, le message « Ouvrir en lecture seule? » s’affiche. Ce message a pour objectif d’assurer l’intégrité des données. Dès qu’une entreprise prend un peu d’expansion, ce type de message se transforme d’une simple nuisance en un problème important. C’est précisément ce qu’un SGBD, plus évolué, est conçu pour régler. Il contrôle l’accès au niveau de l’enregistrement, à une seule ligne dans un document, par exemple. Ce niveau d’accès plus pointu, assez complexe à réaliser sur le plan technique, engendre au bout du compte des avantages importants.

Un autre problème est le fait que les données sont souvent reproduites à répétition dans de nombreuses feuilles de calcul. Au fil du temps, ces feuilles de calcul évoluent en de multiple versions parce qu’elles ne sont pas toutes mises à jour à mesure que les données sous-jacentes changent. Lors du déménagement d’un client, par exemple, il se peut que son changement d’adresse ne soit pas appliqué à toutes les feuilles de calcul touchées. De même, lorsqu’un rajustement du revenu est appliqué de manière inégale à la dernière minute, les graphiques des recettes et du revenu net produits pour la même période diffèrent. Un SGBD réduit de façon importante ces divergences trompeuses.

Quelles sont les autres fonctions principales d’un SGBD?

  • Il gère l’accès simultané aux données de façon prévisible, reproductible et contrôlée pour plusieurs utilisateurs finals. Par exemple, les systèmes bancaires et les systèmes de réservations des lignes aériennes utilisent un SGBD pour assurer l’accès mondial aux données.
  • Il constitue un élément important pour assurer la disponibilité des données sur tous les appareils d’une entreprise. Par exemple, un SGBD et l’infrastructure informatique qui le soutient permettent d’accéder rapidement aux bons de commande ou aux historiques d’achat des clients.
  • Un SGBD peut rendre les mêmes données disponibles pour plusieurs applications et permet le partage des données clients pour la saisie des commandes, la facturation et les comptes clients.
  • Un SGBD crée des copies de sauvegarde des données aux fins de la reprise après sinistre. Ainsi, à la suite d’un incendie ou d’une erreur de gestion de données, les données sont rapidement restaurées et les opérations peuvent vite reprendre.

L’accès rapide et fiable aux données est souvent considéré comme un avantage de moindre importance. Pourtant, bien qu’il soit difficile d’en quantifier la valeur, l’accès facile à des données exactes est souvent ce qui améliore la satisfaction des clients et permet à une entreprise de se démarquer de ses concurrents. Les demandes des clients sont traitées rapidement, avec exactitude et à faible coût, et les soumissions peuvent être préparées dans l’assurance que le travail pourra être exécuté de façon rentable.

Un système adéquat peut gérer des volumes de données quasi infinis et répondre à des milliers de demandes de données simultanément. Ainsi, la multiplication des données qui accompagne l’expansion d’une entreprise peut devenir une source d’avantage concurrentiel et non une menace à la viabilité de l’entreprise.

Quoi qu’il en soit, un système de gestion de base de données avancé constitue un outil précieux capable d’assurer la croissance d’une entreprise, ainsi que d’assurer que les entreprises ne sont pas gênées par des outils inadéquats pour traiter le volume de données.

Yogi Schulz, de Calgary, en Alberta, est un collaborateur du Centre des entreprises de taille moyenne de Microsoft. Ses travaux ont été publiés dans Computing Canada, EDGE, The Calgary Herald et Microsoft Ideas. Il œuvre à titre de conseiller généralement auprès de chefs de l’information des secteurs de l’énergie, des services publics et de l’immobilier.

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