Par: Yogi Schulz

Resume : Yogi désigne cinq facteurs de réussite qui jouent un rôle important dans la réalisation de la valeur commercialerésultant de l’implantation d’un logiciel.

Une mise en œuvre correctement effectuée est essentielle pour bénéficier de la valeur commerciale d’un excellent logiciel.

Votre équipe de direction a probablement déjà observé les symptômes ci-dessous liés aux difficultés d’implantation d’un nouveau système :

  1. Pourquoi a-t-on l’impression que le projet d’implantation de système ne finira jamais?
  2. Si le nouveau logiciel est si génial, pourquoi l’équipe de projet propose-t-elle tant d’améliorations?
  3. D’où proviennent les inexactitudes étonnantes apparaissant sur les rapports?
  4. Si, comme on le prétend, le nouveau logiciel est à la fine pointe de la technologie, pourquoi mes employés se plaignent-ils de sa faible performance?
  5. Si la qualité du nouveau logiciel est si élevée, pourquoi l’installation de correctifs et de mises à niveau exige-t-elle tant d’efforts?

Voici une discussion portant sur les mesures de nature administrative et technologique à prendre en vue d’obtenir une valeur commerciale provenant des investissements en logiciels.

En resume:

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Améliorer la planification de projet

Une planification inadéquate est la cause la plus fréquente de la stagnation d’un projet. L’implantation d’un logiciel nécessite bien davantage qu’un simple clic sur « Installer ».

Bien souvent, les projets d’implantation de système prennent plus de temps que ce que la direction avait prévu parce que leur portée n’est pas clairement définie. Les équipes de projet font souvent face à des tâches qu’elles n’avaient pas prévues, et lorsqu’elles décident de s’y attaquer, les projets se prolongent. Par exemple, devrait-on, dans le cadre d’un projet d’implantation de logiciel de gestion des relations avec la clientèle, mettre sur pied un nouveau centre d’appels qui serait utile mais non essentiel en regard de l’objectif du projet initial?

Les projets qui reposent sur un plan relativement officiel ont plus de chances de réussir parce que le plan porte principalement sur les tâches de l’équipe de projet et qu’il décrit le contenu du projet au reste de l’entreprise.

Si la direction encourage l’élaboration d’un plan de projet, l’exercice de planification mettra en lumière les problèmes relatifs à la portée du projet. Si la direction participe à la résolution des problèmes, l’équipe de projet améliorera son rendement en vue de resserrer l’échéancier du projet.

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Adopter les processus de gestion du logiciel

Les coûts associés à un projet d’implantation de système gonflent lorsque l’équipe de projet propose d’apporter des améliorations au logiciel. En général, ces propositions surviennent parce que le fonctionnement du logiciel est différent de celui de l’entreprise. Par exemple, le logiciel peut effectuer une vérification de la solvabilité au moment de la saisie d’une commande plutôt qu’au moment de sa confirmation au client. Ce processus diffère des méthodes établies de l’entreprise, ce qui entraîne la proposition d’une amélioration.

Si la direction exprime énergiquement son appui à l’égard de l’adoption des processus de gestion intégrés au logiciel, l’exécution du projet d’implantation du système progressera et les coûts associés au projet seront moindres.

Il arrive souvent qu’on constate une augmentation de la valeur commerciale lorsque l’entreprise découvre que les processus de gestion intégrés au logiciel sont en fait plus efficaces que les processus existants.

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S’assurer que le nettoyage des données est inclus dans le cadre du projet

Il n’est pas rare de voir apparaître des inexactitudes sur les premiers rapports produits à la suite de l’implantation d’un nouveau système. Par exemple, les ventes de la Colombie-Britannique peuvent soudainement être reflétées dans la région de l’Est du Canada sur le rapport de vente sommaire.

Ce problème survient parce que les données du système source sont rarement aussi exactes qu’on pourrait l’espérer. Le transfert de ces données vers le nouveau système accentue soudainement ce problème dissimulé depuis longtemps.

Ce manque d’exactitude des données mérite qu’on s’y attarde pour assurer la réalisation de la valeur commerciale du nouveau système. Il est donc prudent d’inclure le nettoyage des données dans l’étendue du projet et d’en tenir compte dans le coût d’implantation du nouveau système.

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Prévoir au budget une capacité informatique suffisante

Au départ, un nouveau système offre une faible performance alors qu’on s’attend à ce qu’il soit plus rapide que le système précédent. Par exemple, l’ajout d’un nouveau client, qui prenait habituellement une minute, prend désormais près de quatre minutes avec le nouveau système.

Il est difficile d’obtenir une amélioration de la performance parce que le nouveau système gère davantage de données, offre plus de fonctions et est accessible par un plus grand nombre d’utilisateurs. Ces caractéristiques exigent plus de ressources en matière de serveurs, de réseau et de postes de travail. Par exemple, le nouveau système conservera probablement davantage de renseignements sur les commandes et l’historique des clients que celui qu’il remplace.

Il est donc sage d’analyser la capacité de l’infrastructure informatique existante dans le cadre du projet d’implantation de système. On constate souvent qu’il est nécessaire de faire l’acquisition de nouveaux serveurs et d’augmenter la capacité du réseau.

Lorsque le nouveau système est articulé sur une infrastructure informatique adaptée, on peut s’attendre à une hausse de la performance. La valeur commerciale se traduit généralement par une amélioration du service à la clientèle.

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Automatiser la distribution de logiciels

La tâche qui consiste à installer des correctifs et à faire des mises à niveau de logiciel peut s’avérer lourde lorsque le fournisseur du logiciel procède fréquemment à l’ajout de fonctions et à la résolution de bogues. C’est fantastique qu’un fournisseur continue de développer le produit et qu’il règle des problèmes, mais la maintenance qui en résulte exige beaucoup d’efforts.

Il convient d’envisager la mise en place d’un processus de distribution automatisée de logiciels afin de réduire les efforts déployés par le personnel pour gérer les correctifs et les mises à niveau.

La stabilité et la disponibilité du nouveau système s’amélioreront tout en simplifiant le soutien opérationnel. La valeur commerciale du nouveau système s’en trouve ainsi accrue.

Établi à Calgary, en Alberta, Yogi Schulz est un rédacteur collaborateur pour le Centre des entreprises de taille moyenne de Microsoft. Ses articles ont été publiés dans Computing Canada, EDGE, The Calgary Herald et Microsoft Ideas. Il consulte habituellement des chefs de l’information qui œuvre dans le secteur public et dans les secteurs de l’énergie et de l’immobilier.

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