Par: Yogi Schulz
Résumé: Augmentez votre productivité personnelle en utilisant davantage les fonctions d’Outlook dont vous disposez.
Parmi les questions suivantes, lesquelles constituent des entraves à votre productivité personnelle?
- Vous ne retrouvez pas le courriel que vous avez envoyé ou reçu?
- Le nombre de courriels accumulés dans divers dossiers de votre système de messagerie est-il démesuré depuis longtemps?
- Les alertes de courriels entrants vous empêchent-elles de vous concentrer?
- Chercher des contacts dans votre système de courriel est-il devenu une tâche ardue?
- La création de fiches de contact est-elle devenue fastidieuse?
- La prise de rendez-vous avec des collègues de l’extérieur occasionne-t-elle trop de courriels?
- La prise et l’acceptation de rendez-vous avec des personnes n’utilisant pas Outlook génèrent-elles davantage de frustration que de résultats?
- Des listes et des papillons autocollants de tâches en attente encombrent-ils votre bureau?
Il vous est possible d’utiliser Microsoft Outlook de manière beaucoup plus productive en apportant quelques améliorations de configuration et en changeant quelques habitudes personnelles.
Organisation du courriel
Devenez impitoyable en matière de suppression de courriels entrants. La majeure partie des courriels que vous recevez se compose de messages d’information; certains messages sont du courrier indésirable, malgré tous les efforts déployés pour les éviter. Lisez les messages d’information, puis supprimez-les en même temps que le courrier indésirable. Ne vous méprenez pas en croyant que vous pourriez peut-être avoir besoin de consulter un courriel que vous avez supprimé. Cela n’arrive jamais.
Si vous subissez des dommages indirects lorsque d’autres personnes font une utilisation excessive de la fonction Répondre à tous ou des listes de distribution, alors supprimez le courriel entrant sans l’ouvrir. Si vous souhaitez avoir un bref aperçu du début du courriel avant de le supprimer, activez la fonction Aperçu partiel ou le Volet de lecture.
Ne laissez pas s’empiler des courriels accumulés depuis de nombreuses années dans votre dossier Éléments supprimés. Vous n’y retrouverez rien, même à l’aide de la fonction de recherche d’Outlook. J’ai découvert que je n’avais besoin de conserver que les courriels datant des 60 derniers jours. Je supprime tous les autres mensuellement.
Si un courriel est vraiment important et qu’il doit être conservé, je l’enregistre en tant que fichier .txt ou .htm dans le dossier auquel il appartient. J’essaie de conserver ensemble tous les fichiers associés à des projets ou à des thèmes précis, plutôt que de les répartir dans Outlook, dans des lecteurs réseau et dans des systèmes de gestion de contenu.
Par défaut, Outlook émet diverses alertes pour tous les courriels entrants. Ces alertes perturbent énormément votre productivité. Vous pouvez les désactiver comme suit : Outils > Options > Préférences > Options de la messagerie> Options avancées de la messagerie. Sous l’option À la réception de nouveaux éléments dans ma boîte de réception, décochez les quatre cases. Vérifiez plutôt votre Boîte de réception une fois l’heure. Cette fréquence est plus que suffisante pour un délai de réponse acceptable.
Gestion des contacts
Même si cela semble évident, conservez en grande partie les coordonnées de vos contacts dans le dossier Contacts pour en faciliter la recherche. Si vous souhaitez regrouper des contacts, utilisez la fonction Catégoriser. Évitez de créer un trop grand nombre de sous-dossiers de contacts, car le contenu de ces sous-dossiers n’est pas facilement accessible lors de la composition de nouveaux courriels.
[Pour avoir accès dans les nouveaux courriels aux contacts classés dans un sous-dossier, cliquez à l’aide du bouton droit de la souris sur le nom du dossier, sélectionnez Propriétés, cliquez sur l’onglet Carnet d’adresses Outlook, puis cochez Afficher ce dossier sous forme de carnet d’adresses de messagerie.]
Lors de la création de nouveaux contacts, assurez-vous que le Nom respecte le format Prénom Nom, et non l’inverse, et n’inscrivez pas uniquement une initiale pour le prénom. Ce format uniforme est très avantageux, car ainsi, les résultats de la recherche dans les Contacts ou dans la Boîte de réception deviennent absolument fiables. Ce format n’est pas automatique, car le nom inscrit sur le courriel entrant peut être formaté différemment lorsque vous cliquez à l’aide du bouton droit de la souris sur le nom de la personne et que vous sélectionnez l’option Ajouter aux contacts Outlook.
Si vous recevez le nom de nombreux nouveaux contacts par le biais de cartes de visite, utilisez un scanneur de cartes de visite spécialisé. Cet appareil comprend habituellement un logiciel intelligent configuré pour analyser les données figurant sur une carte de visite afin de créer les informations sur les contacts. Cette démarche augmentera considérablement votre productivité.
[Je trouve qu’il est très avantageux de joindre mes coordonnées sous forme de carte de visite (vCard) à tout courriel que j’envoie. Une carte de visite vCard en pièce jointe permet au destinataire du courriel de double-cliquer sur la pièce jointe, qui s’ouvre en tant que contact, puis de cliquer sur Enregistrer et Fermer pour ajouter mes coordonnées à sa liste de contacts. Rapide et facile, cette méthode me permet de toujours inclure mes coordonnées aux courriels que j’envoie et me permet aussi d’éviter les tâches inutiles et les erreurs de frappe, puisqu’il n’est pas nécessaire de retaper mes coordonnées.
Pour joindre une vCard à tous vos courriels sortants, créez d’abord un contact avec vos coordonnées. Allez ensuite à Outils > Options > Format du courrier > Signatures pour ajouter à votre signature vos coordonnées sous forme de vCard.]
[Ne joignez jamais votre signature sous forme de fichier graphique à votre signature Outlook. Vous deviendriez ainsi une proie facile pour un usurpateur d’identité.]
Amélioration de l’efficacité du calendrier
Vous pouvez organiser rapidement et facilement des rendez-vous avec des collègues de votre entreprise à l’aide d’Outlook. Dès que vous commencez à lancer des invitations à des personnes de l’extérieur, complication et frustration peuvent se mettre de la partie. Premièrement, vous ne pouvez pas consulter le calendrier de vos collègues travaillant dans d’autres entreprises. Deuxièmement, si les autres entreprises n’utilisent pas Outlook, elles ne peuvent souvent pas traiter convenablement votre demande de rendez-vous et l’afficher sur leur calendrier.
Le problème de visibilité du calendrier peut être résolu en demandant aux membres de votre groupe de travail de s’abonner au Service de partage de calendriers d’Outlook de Microsoft Office, puis en veillant à ce que votre calendrier Outlook soit synchronisé avec votre Service de partage de calendriers. Google Agenda offre des fonctionnalités similaires. Vous pouvez autoriser qui vous voulez à accéder à votre calendrier.
De nombreuses incompatibilités de messages de rendez-vous sont résolues avec la norme iCalendar. Lorsque vous recevez un courriel dans Outlook avec une pièce jointe de format .ics, il s’agit véritablement d’une demande ou d’une acceptation de rendez-vous provenant d’un client de messagerie d’une autre marque. Il vous suffit alors de double-cliquer sur la pièce jointe, puis de cliquer sur OK ou Accepter. Votre calendrier sera ensuite mis à jour de façon appropriée.
[Lors de la planification, utilisez les mentions Participant facultatif et Ressource aussi souvent que possible pour mieux communiquer les détails du rendez-vous. La mention Participant facultatif indique qu’il peut être important pour la personne d’être présente, mais que sa présence n’est pas essentielle dans le cadre des objectifs de la réunion. Particulièrement utilisée pour les salles de réunion, la mention Ressource remplira automatiquement et systématiquement le champ Emplacement du rendez-vous.]
Utilisation plus efficace des tâches
Nous avons tous davantage de tâches en attente que nous ne pouvons raisonnablement en effectuer. Lorsque nous attribuons quotidiennement une priorité à nos tâches, nous découvrons rapidement que certaines tâches sont vraiment moins importantes que d’autres.
La fonction Tâches Outlook nous aide à améliorer notre productivité si nous entrons les informations sur la tâche directement dans le volet Tâches, plutôt que d’en inscrire d’abord les données à la main sur un papillon autocollant ou sur une feuille de papier, avec l’intention de la transférer plus tard dans le volet Tâches, ce que nous ne ferons jamais.
Outlook nous permet de convertir facilement les courriels entrants en Tâches en cliquant à l’aide du bouton droit de la souris sur le courriel, en sélectionnant Déplacer vers le dossier, puis en cliquant sur Tâches. Maintenant, nous pouvons attribuer une priorité à cette tâche et créer une alerte de suivi, au besoin.
Établi à Calgary, en Alberta, Yogi Schulz est un rédacteur collaborateur pour le Centre des entreprises de taille moyenne de Microsoft. Ses articles ont été publiés dans Computing Canada, EDGE, The Calgary Heraldet Microsoft Ideas. Il consulte habituellement des chefs de l’information qui œuvrent dans le secteur public et dans les secteurs de l’énergie et de l’immobilier.
